フリーランスの朝日記

英語が話せない私が海外の人と仕事をするときのコミュニケーション方法

2021年5月25日

こんにちは、あっちゃんです。

実は外資系で働いていたにもかかわらず、簡単なコミュニケーションしか英語ができない私。
(ちなみに昇進試験の英語は何回も落ちて合格したw)

フリーランスになってからひょんなことから、海外でバックパッカーをしていたということでアラブ系のITプログラマーが在籍する会社に業務委託として在籍しています。

日本企業と海外の開発者をブリッジする役目なのですが、ずっと避けてきた海外の人とのプロジェクト。

ぜんぜん認識も合わないし、何よりお互い日本語英語が不得意なのでかなり大変!

今回はそんな私が、海外の人とどうやってコミュニケーションをとっているかをご紹介します!

ちなみに、普段はstand.fmでフリーランスになった頃から毎日配信を続けていますのでそちらをご覧になってください
>>フリーランスなりたての頃のお話はコチラから

今日の記事はラジオでも収録しています。

 

海外の人と仕事をする時になんでコミュニケーション障害がおこるの?

  1. 言語の壁
  2. 習慣が理解できない
  3. 認識があっていない

 

言語の壁

外国人と仕事をする上でまず問題となるのが言語の壁。日本語だと細かい部分まで確認ができますが、言語があまりうまく通じないと詳細なところまで話すのが億劫になります。

これは自分もそうだけれども、相手も同じ。

違う言語で話して説明するのは大変です。細かいところまで話すのは大変なので、概略だけ決めて詳細は話さなくなっていることが多いです。

 

習慣が理解できない

日本人がなんとなく共通認識を持っていて当たり前だよねというところが海外の人へは通用しないこともあります。

私が知っていることだと、例えばwebのホームページで当初の設計では一文が横一列で済んでいたのに、海外のデザイナーに任せたら変なところで折り返されていて2列になっていたとか。

おそらく日本人なら折り返される時に確認すると思いますが、海外では特に気にしないので折り返してしまったということらしいです。

このように当たり前だと思っていたことが当たり前ではなく、気づかないところで些細なミスが発生してしまうことがあります。

 

認識があっていない

日本人でもよくあることですが、口では「OK」と言っていてもよく聞いたら認識があっていなかった。ということはよくあります。

PMOとして何年か現場にいましたが、実は認識があっていなかったということが一番ミスをする原因でした。

特に、海外の人とミーティングをする時はじつは口に出さないだけでイメージがあっていなかったということがよくあります。

 

海外の人と仕事をするときのコミュニケーションをとる時にやっていること

Illustration by Oleg Shcherba from Ouch!

  1. 「yes」「no」で答えられる質問をすること
  2. 議事録をとって相手が確認したかメールで確認を取ること
  3. ホワイトボードに書いてイメージを共有すること

 

「yes」「no」で答えられる質問をすること

きちんとイメージがあっているか確認するためには、自分が思っているイメージがあっているかどうかを確認する必要があります。

相手に文章で答えを求めると全然違った話になったりします。ですので、相手が「yes」か「no」で答えられる質問がベストです。

例:

×このwebサイトのロゴのフォントはどれにしますか?
◯このwebサイトのロゴは〇〇のフォントで作成してもいいですか?

→×の文は、デザインの雰囲気はどんな感じがいいかなど意図しない答えが返ってきたりします。日本人だと少し話せば解決しそうですが、海外の人、とりわけリモートの場合はメールでのやりとりがほとんどなのでなかなか話がまとまらなくなります。あらかじめ想定しているのであれば候補を出してあげるのが良いでしょう。

 

議事録をとって相手が確認したかメールで確認を取ること

会議で話した内容は多少細かいくらい詳細にとります。

話している言語が違うため、大事なところで聞き落としがないかを防ぐためにも重要です。

また、メールで送っただけでは確認しないこともよくあります。そのため、「言われてない」とクレームに繋がらないためにもメールで確認したかどうか証拠を納めておくことも重要です。

自分の身を守るためにも確認はしっかりとしておきましょう。

 

ホワイトボードに書いてイメージを共有すること

もし直接会ってミーティングできるのであれば、ホワイトボードを使ってイメージを共有するのもお勧めです。

この時、文章だけではなく絵を描いたり、スケジュールの線をひいたりビジュアルでイメージを共有するのがおすすめです。

私もコンサルファームにいた頃はよく上司からホワイトボードにかけ!と言われていました。

それだけ文字だけだと、実は細かいイメージが伝わらないことが多いです。

ですので、ホワイトボードを使い、特に図形を用いたり簡単な絵を描いたりするだけでもみんなの理解度は上がり、仕事の手戻りも少なくなりますよ。

 

コミュニケーションは丁寧でおせっかいくらいがちょうどいい

海外の人とのコミュニケーションはおせっかいなくらいがちょうどいいです。

後から認識が違っていたことが発覚して手戻りする労力を考えると、最初にきちんと話し合った方が実は一番仕事がスムーズにいきます。

ちょっとめんどくさいなあと思われるくらいが実はちょうど良かったりするので、話し合いのコミュニケーションは大事にしてみてください🙌

最近の投稿

-フリーランスの朝日記
-

© 2021 ノープランフリーランスの朝日記 Powered by AFFINGER5